Helsingin kaupunki siirtyi Excelin manuaalisesta käsittelystä automaatiota hyödyntävään oppilasvalintaan Power Platformin avulla

Helsingin kaupungin perusopetuksen oppilaaksiotto oli pitkään haasteellinen ja työläs prosessi

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala huolehtii kaupungin varhaiskasvatuksesta, esiopetuksesta, perusopetuksesta ja lukiokoulutuksesta, suomenkielisestä ammatillisesta koulutuksesta sekä vapaasta sivistystyöstä.

Helsingissä tuhansia nuoria siirtyy vuosittain 7. luokalle. Suuri osa hakijoista hakee sekä kaupungin kouluihin että yksityiskouluihin, kuitenkin enintään viiteen eri opetusvaihtoehtoon. Noin puolet hakee painotettuun opetukseen. Painotetun opetuksen oppilasvalintoihin vaikuttavat valintakokeet ja niiden pisteytykset. Lisäksi oppilasvalintoihin vaikuttavat hakutoiveet ja muut valintakriteerit. Helsingissä toimii myös kymmenkunta yksityiskoulua, jotka ovat sopimuskouluina osa oppilaaksiottoa.

Oppilaaksiotto hoidettiin aiemmin keskitetyllä Excel-tiedostolla, johon oppilasvalintaan liittyvät pisteet syötettiin koulujen lähettämistä omista Excel-tiedostoista. Excel oli kymmenien ihmisten yhteisessä käytössä, ja valintoja varten Excel-rivejä saattoi olla käsiteltävänä tuhansia. Tämä teki taulukon käsittelystä työlästä ja epäkäytännöllistä. Koska oppilasvalintoja tehdään syklisesti, venähtivät käsittelijöiden työpäivät usein myös pitkiksi valintojen aikana.

Kaupunki etsi sopivaa teknistä ratkaisua, joka voisi automatisoida ja nopeuttaa oppilaiden sijoittelua eri kouluihin. Tavoitteena oli kehittää digitaalinen oppilaaksioton prosessi, joka on yhtenäinen, yhdenvertainen ja läpinäkyvä sekä kaupungin koulujen että yksityiskoulujen kesken ja stressittömämpi työntekijöille.

Power Platformilla luotiin ketterä automaatiota hyödyntävä oppilasvalintaratkaisu

Meltlaken oppilasvalintaratkaisu on kehitetty Power Platformin avulla ratkaisemaan edellä mainittuja haasteita. Ratkaisu suunniteltiin iteratiivisesti hakuprosessin ehdoilla, jolloin itse prosessia ei tarvinnut muuttaa. Käytimme Microsoftin Power Platformia luomaan automatisointeja hyödyntävän, helppokäyttöisen ja ketterän oppilasvalintaratkaisun, joka ottaa huomioon kaupungin tavoitteet ja kriteerit.

Erillisen järjestelmän sijaan kokonaisuus luotiin moduuleista, joissa hyödynnettiin Power Platformia sekä muita Microsoftin teknologioita:

• Power Apps canvas ja model-driven sovelluksia
• Power Automatea integrointiin
• Dataverseä tietojen tallentamiseen
• Power BI:tä raportteihin ja tilannekuviin
• Logic Appsia valinta- ja arvontalogiikan toteuttamiseen
• Teamsia tarjoamaan loppukäyttäjille sovellukset ja raportit tuttua reittiä pitkin
• Entra ID:tä sisäisten ja vieraskäyttäjien hallintaan

Moduuleista luotu kokonaisuus on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin järjestelmä, ja ratkaisu muotoutui vaatimusten selkiytyessä kehityksen aikana noin puolessa vuodessa. Oppilasvalintaratkaisu kerää tiedon useasta eri järjestelmästä. Ratkaisuun rakennettu valintalogiikka mahdollistaa oppilaiden sijoittelun eri kouluihin ja opetusmuotoihin automaatioita hyödyntäen valintakriteerien ja hakutoiveiden perusteella.

Oppilasvalintaratkaisua ei ollut mahdollista automatisoida täysin, mutta se on suunniteltu helpottamaan oppilasvalintojen tekemistä. Manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi ja työntekijöiden aikaa on säästynyt. Asiakas vaihtoi moderniin toimintamalliin siirtyessään niin sanotusti palvelusta itsepalveluun: Aikaisemmin valintakokeiden pistetiedot ja valintojen tulokset jouduttiin lähettämään suojatulla sähköpostilla koulukohtaisesti, kun taas nyt koulusihteerit ja rehtorit voivat täyttää valintakokeiden pisteet sovelluksen avulla ja tarkastella valintojen tuloksia raporteilta.

Vaikka käyttäjät voivat tulla useista eri organisaatioista, eli tenanteista, ratkaisun käyttöön ei tarvita uusia tunnuksia. Ratkaisun tietoturvallinen käyttö varmistetaan tarkastelemalla käyttöoikeuksia monella eri tasoilla ja monissa paikoissa.

Teimme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa koko projektin ajan, ja se toteutettiin seuraavien vaiheiden mukaisesti:

Oppilaaksioton asiantuntija Anni Holopainen, joka yleensä itse on vetovastuussa, kun suunnittelee ja toteuttaa projekteja, on nauttinut siitä, että projekti oli Meltlaken puolelta hyvin johdettu. Meltlake johti kokonaisuutta, delegoi ja huolehti aikataulusta. Meltlaken sisäisellä tiimillä oli selkeä yhteinen päämäärä ja tieto kulki saumattomasti.