Vanhalla InfoPathilla toteutetulle Hankintapäätösesityslomakkeelle uusi elämä pilvessä Power Platformin avulla

Hankintaprosessin hallintatyökalu uusimista vailla

Vanhan on premises -intranetissä sijainneen hankintapäätöslomakkeen käytettävyys ja ylläpidettävyys olivat elinkaarensa päässä. Kun osana isompaa modernin työn projektia Kuntarahoitus siirtyi käyttämään Microsoft 365 -palveluita tehokkaammin, saivat myös omille palvelimille vuosia sitten rakennettu vanha SharePoint intranet ja InfoPathilla toteutettu hankintapäätösesityslomake työkulkuineen lentää romukoppaan. Uusi työkalu hankintapäätösesitysten hallintaan päätettiin rakentaa jo tehtyjä lisenssi-investointeja hyödyntäen Power Platformilla.

Käyttäjälähtöinen suunnittelu ja Power Platform -teknologia mahdollistajina nopeaan sovelluskehitykseen ja käyttöönottoon

Meltlake suunnitteli yhdessä Kuntarahoituksen kanssa hankintaesitysten luomista, muokkausta, hyväksymisprosessia ja raportointia tukevan kokonaisuuden.

Ensimmäiseksi hankintapäätöskokonaisuudelle määritettiin tarpeet, käyttäjät, prosessi ja tietovarastot. Työskentelyssä hyödynnettiin osallistavan suunnittelun menetelmiä, jossa suunnittelu toteutetaan käyttäjälähtöisesti.

Toisessa vaiheessa toteutettiin itse sovellus ja tarkennettiin käyttäjävaatimuksia kolmessa työpajassa. Työpajojen jälkeen suoritettiin hyväksymistestaukset ja päätettiin julkaisupäivä.

Hankintapäätöskokonaisuudessa hyödynnettiin Power Platformin Power Apps, Power BI ja Power Automate –työkaluja, jotka olivat jo osa Kuntarahoituksen Microsoft -lisenssiä. Uusi kokonaisuus vietiin SharePoint Onlineen ja liitettiin osaksi uutta intranetiä niin, että sinne on kaikille kuntarahoituslaisille pääsy.

Hankintatiimille luotiin myös oma Teams -tiimi, jonne rakennettiin kokonaistilanteen seuraamisen mahdollistava Power BI -raportti. Lisäksi Power Automate -työkalulla toteutettiin automaatioita, jotka lähettävät käyttäjille ilmoituksia ennaltamääriteltyjen toimintojen tapahtuessa.

Ratkaisu toimii malliesimerkkinä Power Platformille luodulle hallintamallille, jonka avulla Kuntarahoitus voi jatkossa luoda vastaavanlaisia sovelluksia itsenäisesti liiketoiminnan tarpeisiin kansalaiskehittäjä -mallin mukaisesti.

Ei vain uusi hankintapäätöskokonaisuus vaan ymmärrys hyödyntää teknologiaa myös itsenäisesti

Hankintapäätöskokonaisuus toteutettiin laadukkaasti ja kustannustehokkaasti jo olemassa olevien uusittujen järjestelmien päälle niin, että kuntarahoituslaiset pärjäävät hyvin ennen muutaman vuoden päähän suunnitellun uuden järjestelmän tulevaa käyttöönottoa.

Hankintatiimillä on nyt kokonaiskuvan näyttävä Power BI -raportti ja taustalla ilmoituksia lähettävä automaatio, joita vanhassa ratkaisussa ei ollut ollenkaan. Uusi Power Apss -sovellus on käyttäjäystävällinen, intuitiivinen ja sen avulla hankehallinta saa enemmän näkyvyyttä hankintaputkeensa kokonaiskuvan mahdollistavan raportin ansiosta.

Modernin työn projektin aikana Kuntarahoitus on myös päässyt tutustumaan laajemmin Power Platformiin, joka oli heille täysin uusi teknologia. Hankintapäätöskokonaisuuden myötä sen potentiaali on ymmärretty ja sitä on helppo hyödyntää jatkossa myös itsenäisesti yhtäaikaisesti luodun hallintamallin ansiosta.

Meltlake on toiminut hyvänä kumppanina Kuntarahoitukselle. Intran tekemisen lisäksi olemme matkan varrella päässeet edistämään myös monia muita aiheita, mikä on kasvattanut meidän kyvykkyyttä toimia modernissa ympäristössä. -Tiina Lammi, Kehityspäällikkö, Kuntarahoitus

Uusi hankintapäätöskokonaisuus otettiin Kuntarahoituksella käyttöön helmikuun 2023 lopussa.

Modernin työn projekti jatkuu Meltlaken ja Kuntarahoituksen kanssa ainakin vielä vuoden 2023. Tämän aikana on tarkoitus siirtää loputkin verkkolevyillä olevat dokumentit pilveen, ja luoda hallitumpi Teams -rakenne nyt orgaanisesti kasvaneen rakenteen tilalle. Muutostyön tueksi tehtyjen toimintamallien ja modernin työn pelikirjan sisällön kehittämistä jatketaan samalla kun sisäisen kulttuurin ja toimintatapojen muutosta jatketaan niiden avulla aktiivisesti.

Kuntarahoitus

Kuntarahoitus on kuntien, Kevan ja valtion omistama rahoituslaitos, joka tarjoaa monipuolisia rahoituspalveluja kuntasektorille ja sosiaaliseen asuntotuotantoon. Kuntarahoitus on alansa arvostettu toimija ja oman segmenttinsä markkinajohtaja Suomessa. Kuntarahoituksella työskentelee noin 180 asiantuntijaa. Kuntarahoitus tuottaa tehokkaasti ja joustavasti asiakkaiden arvostamia rahoitusratkaisuja. Suomessa Kuntarahoitus on asiakasryhmälleen tärkein rahoittaja.