Älä osta Power Platform -hallintomallidokumenttia vaan toimintatapa

Tämä blogi on julkaistu alunperin 18.10.2023 ja pienen päivityksen jälkeen julkaisemme sen nyt uudestaan!

Kenelle Power Platform -hallintomallin luominen on ajankohtaista?

Hallintomallin luominen on olennaista kaikille, joilla Power Platformin työkalut ovat edes vähäisessä käytössä. Hallintomallin luominen ja jalkauttaminen jo varhaisessa vaiheessa opettaa ihmiset toimimaan alusta asti yhteisten pelisääntöjen mukaan, mikä on paljon kustannustehokkaampaa kuin jälkikäteen hallitsemattomaksi levähtäneiden työkalujen ja toimintamallien siivoaminen.

Tekoälyn koko ajan kehittyessä Power Appsien luominen tulee helpottumaan ja ”Citizen developereiden” eli kansalaiskehittäjien määrä kasvamaan, mikä tekee hallintomallin omaamisesta entistä kriittisempää.

Mikä on hallintomalli?

Valmis hallintomalli kokoaa viitekehyksen tulevaisuuteen seuraavilta osin:

• Miten toimintaa ohjataan?
• Kuka osallistuu?
• Kuinka jalkautetaan?
• Tietoturvahallinta
• Käytäntö ja tulevaisuuden kehitys

Power Platformin lisäksi hallintamalleja voidaan luoda hallinnoimaan muitakin kokonaisuuksia, kuten esimerkiksi intraa.

Hallintomalli luodaan aina palvelemaan asiakkaan yksilöllistä tilannetta ja tarpeita

One size doesn’t fit all. Kukaan ei halua tuhlata paria kuukautta ja pinoa euroja saadakseen vastineeksi vain pöytälaatikossa pölyttyvät dokumentit ilman todellista muutosta arjen toimintamalleihin.

Siksi hallintomallin luominen onkin hyvä aloittaa kypsyysmittauksen tekemisellä. Kypsyysmittauksessa hyödynnämme Microsoftin Maturity assessmentia, jonka perusteella saadaan selkeä kuva nykytilanteesta. Tämän pohjalta on helppo suunnitella tiekartta yksilöllisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Mitä hallintomallin luominen vaatii asiakkaalta?

Hallintomalli toimii ainoastaan silloin, kun sitä aidosti toteutetaan jokapäiväisessä tekemisessä. Toimivan hallintomallin luomiseen pitääkin panostaa, jotta projektia ei tarvitse parin vuoden päästä uusia. Toisaalta myös huolella tehtyä hallintomallia pitää muistaa päivittää vastaamaan arjen todellisia tilanteita, työkaluja ja vastuuhenkilöitä. Näin ollen työntekijöiden osallistaminen jo hallintomallin luomiseen ja jalkauttamiseen on äärimmäisen kriittistä onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi. Vahvalla muutosjohtamisella varmistetaan, että jokainen haluaa pitää kiinni sovituista käytänteistä myös tulevaisuudessa.

Raamit hallintomallille toteutetaan työpajoissa. Työpajoja järjestetään tyypillisesti Teamsin välityksellä viisi kappaletta, ja niihin osallistuu asiakkaan puolelta noin viiden hengen ydintyöryhmä. Ydinryhmän lisäksi työpajoihin osallistuu noin 10 vierailevaa tähteä asiakokonaisuudesta riippuen, jotta olennaiset roolit saadaan mukaan jo hallintomallin luontivaiheessa.

Työpajojen sisältö

1. Asetetaan hallintomallin tavoitteet, aloitetaan organisoituminen ja luodaan tiekartta tavoitteiden saavuttamiseksi.
2. Määritellään tekninen arkkitehtuuri ja tietoturvakäytänteet.
3. Keskitytään Power Platformin palveluhallintaan, määritellään lisenssointikäytännöt sekä käyttöoikeudet.
4. Hallintomallin jalkauttamisen sekä yhteiset säännöt sisältävän pelikirjan suunnittelua.
5. Kehityskäytännöt, sillä alati muuttuvassa maailmassa myös raportit, automaatiot ja sovellukset vaativat päivitystä.

Productivity Factory Power Platform -kehitystyön vauhdittajana

Olennainen osa toimivan hallintomallin käyttöönottoa on työpöydän putsaaminen. Vanhoista ja toimimattomista raporteista, automaatioista ja sovelluksista luovutaan, tai niitä jatkojalostetaan ja yhdistetään asiakkaan tarpeita aidosti palveleviksi kokonaisuuksiksi. Tarvittaessa luodaan uusia ratkaisuja Power Platformin työkaluilla.

Samalla varmistetaan, että datalähteet ovat ajan tasalla ja niiden toimivuus on optimoitu, jotta vaivalla tehdyt raportit voivat toimia kitkattomasti. Sovelluksia voidaan rakentaa esimerkiksi Microsoft Dynamicsin ”päälle”, kuten toteuttamamme Finnlinesin myyjien arkea helpottava puheohjattu Power Apps -mobiilisovellus.

Uusien ratkaisujen kehittämisessä hyödynnetään Productivity Factoryä. Productivity Factoryssä parhaat ideat kerätään, arvioidaan ja tuotetaan nopeasti ratkaisuja arkeen testattavaksi. Productivity Factoryn mukaisella toimintatavalla ovat syntyneet esimerkiksi Meltlaken Helsingin kaupungin varhaiskasvatukselle luoma varahenkilöstön välittämisen ratkaisu Power Platformin avulla sekä Helsingin kaupungin esihenkilöille luotu Power Apps -tehtävienhallintatyökalu palvelussuhteen aloitusprosessiin.

Kehitystyöstä voivat olla vastuussa asiakkaan valmiuksien mukaan ammattikehittäjät, kansalaiskehittäjät tai näiden yhdistelmä: fuusiotiimi. Meltlake auttaa luomaan parhaat yhteistyömallit fuusiotiimille.

Hallintomallin omistajuus nyt ja tulevaisuudessa

Tällä hetkellä hallintomallin omistajuus on yleensä asiakkaan IT-osastolla. Tämä johtuu siitä, että suuri osa hallintomallista on perinteisesti hallintaa, eli hallintamallia (vertaa governance vs. administration). Globaaleissa organisaatioissa olemme toteuttaneet hallintomallin omistajuutta ympäri maailman hajautettujen useiden kymmenien ”Center of excellence:ien” kautta.

Hallintomallin omaksuminen ei vaadi syvää IT-osaamista. IT:aan keskittymisen sijaan korostammekin liiketoimintatarpeiden huomioimista. Business-näkökulman korostuminen luo tarvetta nimenomaan laajemmalle hallintomallille, jossa painotetaan saatavia hyötyjä pelkän hallinnan sijaan. Tämä korostuu erityisesti silloin kun Power BI -raportteja on aktiivisessa käytössä. Usein Power BI -raportit ovat niin laaja kokonaisuus, että ne saattavat vaatia jopa kokonaan oman hallintomallinsa. Loppujen lopuksi hyvä hallintomalli ottaa tasapainoisesti huomioon sekä saatavat hyödyt että hallinnan.

Meltlaken kautta saat toteutettua hallintomallin niin pienempään kuin suurempaankin tarpeeseen. Isoissa projekteissa olemme toimittaneet myös osakokonaisuuksia. One size doesn’t fit all, joten ota rohkeasti minuun yhteyttä (yhteystiedot alla) ja keskustellaan siitä, millainen hallintomalliprojekti olisi sopiva juuri teille.

Kiinnostaako low-code, Power Platfrom ja sen hallintomallit? 

Katso pätkä Tehoa tekemiseen low-code -sovelluksilla 13.3.2024 webinaarin tallenteesta, missä Valtioneuvoston kanslia ja Oikeusrekisterikeskus kertovat käytännön kokemuksiaan siitä, mitä Power Platform -hallintomallissa tulee ottaa huomioon.