Astetta paremmaksi tiimiksi

Tiimityön kehittäminen on laaja teema. Se voi olla osa isompaa kokonaisuutta ja kehitysyhteistyötä asiakkaan kanssa tai se voi olla täysin oma projektinsa. Tiimityön kehittämisen teemoina voi olla esimerkiksi sisäinen viestintä, dokumentinhallinta tai projektien välinen viestintä.

Onnistumisen avainasemassa on saada koko tiimi tai projektiryhmä mukaan yhteiseen työstöön. Muuten yhteisestä toiminnasta ja kehittämisestä tulee vaikeaa, eikä sitoutuminenkaan ole paras mahdollinen.  

Tiimityön kehittäminen vai prosessien kehittäminen?  

Tiimityön kehittämisen voi jakaa kahteen erilaiseen tapaan. Ensimmäinen on ns. perinteistä tiimityön kehittämistä ja toinen tapa keskittyy prosessien kehittämiseen. Oli kyseessä kumpi tapa tahansa, edetään asiassa ratkaisukeskeisesti palvelumuotoilun keinoin.

Perinteinen tiimityön kehittäminen lähtee nykytilanteen kartoituksella, jonka tarkoituksena on päästä kiinni nykyhetken tärkeimpiin teemoihin ja haasteisiin. Kun nämä on saatu määriteltyä, lähdetään etsimään ratkaisuja ja yhteistä ymmärrystä, mikä kaikki on mahdollista. Ratkaisun tai ratkaisujen kanssa edetään pilotointivaiheeseen, missä testataan, miten uusi toimintatapa toimii. Lopuksi vedetään yhteen, miten pilotointi meni ja miten asioiden kanssa edetään.  

Prosessien kehittämismallissa valitaan tietty tiimin sisäinen tai liiketoiminnan prosessi, jota lähdetään tarkastelemaan nykytilanteen kautta. Kun prosessi on saatu purettua auki, etsitään ratkaisuvaihtoehtoja ihminen (käyttäjät) edellä. Yhteisenä päätöksenä syntyy uusi, jalostunut prosessi, jota lähdetään testaamaan ja pilotoimaan. Usein pilotointiin sisältyy automaatioiden rakentamista ja testaamista tai uusien sovelluksien testaamista. Testaamisen ja pilotoinnin jälkeen tiedetään, miten uusi prosessimalli on mennyt ja tehtävänä on sopia, miten sen kanssa jatketaan.

Mitä hyötyä tiimityön kehittäminen tarjoaa?  

Ensimmäisenä ja isoimpana hyötynä on tiimiä koskevien arkipäivän haasteiden ratkaiseminen. Fokus on tiimissä itsessään, ja työn kautta pureudutaan tiimin toimintaan. Työntekijät voivat kokea paljon turhautumista arjen työssä, mutta monet niistä on helppo ratkaista. Esimerkiksi: mitä kanavia käytämme mihinkin viestintään? Mistä löytyvät tarvittavat dokumentit ja miten käsittelemme niitä yhdessä? Pureutumalla todellisiin ongelmiin ja ratkaisemalla niistä kiperämpiä, työntekijäkokemus paranee käytännön tasolla.

Toisena hyötynä on päästä sanoista konkreettisiin tekoihin. Organisaatioilla saattaa olla hienoja suunnitelmia ja tavoitteita, mutta se ei itsessään riitä. Meidän tehtävänämme on viedä nämä suunnitelmat ja tavoitteet konkretiaan ja jalkauttaa ne osaksi työarkea.

Kolmantena hyötynä on yhteisten toimintatapojen mukainen toiminta. Kun yhteisiä pelisääntöjä on pohdittu ja määritelty yhdessä, niiden mukaista toimintaa on helppo toteuttaa ja seurata. Kun kaikki tietävät, miten viestimme ja toimimme yhdessä, on arki sujuvaa.

Opit tiimityön kehittämisestä

Tiimityön kehittäminen on toimiva palvelu, joka menee aina konkreettiselle tasolle ja vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen. Sen ytimessä on, että ratkaisemme työntekijöiden tärkeimpiä haasteita ihminen edellä.

Moni tiimi haluaa hyödyntää teknologian tuomia mahdollisuuksia viestinnässään ja prosesseissaan. Hienoin tai parhainkaan teknologia ei auta, jos ihmiset eivät osaa käyttää sitä. Jo pienilläkin muutoksilla voidaan saada arkeen isoja parannuksia, jotka heijastuvat positiivisesti työntekijäkokemukseen.