Blogi
23.3.2022
Power BI:n käytön aloittaminen on tehty todella helpoksi, mutta helpolla aloittamisella on myös varjopuolensa. Lukemalla koko postauksen ymmärrät, miksi pelkkä tekninen osaaminen ei riitä. Opit myös välttämään pahimmat sudenkuopat Power BI ratkaisun suunnittelussa ja toteutuksessa.
Tämä artikkeli sopii niin päättäjille kuin tekemisestä kiinnostuneille. Power BI perusteet ja paljon enemmän on käyty jutussa hyvin perusteellisesti läpi, joten varaa matkaan kuppi (tai kaksi) kahvia. Nautinnollisia lukuhetkiä!
BI-lyhenne tulee sanoista Business Intelligence eli älykäs liiketoiminta. Käytännössä Business Intelligence tarkoittaa tiedon keräämistä eri järjestelmistä, tiedon jalostamista ja sen analysointia. BI-raportoinnin tarkoitus on auttaa parantamaan ja kehittämään yrityksen liiketoimintaa. BI-raportointi toimittaa analysoidun tai helposti ymmärrettäväksi visualisoidun tiedon oikeaan paikkaan oikeaan aikaan, joka puolestaan mahdollistaa tiedolla johtamisen ja faktoihin perustuvan päätöksen teon.
Business Intelligence mahdollistaa tiedon toimittamisen hyvin erilaisille ryhmille. BI:n käyttäjiä voivat olla yrityksen johto, operatiivinen porras tai vaikka yrityksen asiakkaat. Oikein toteutettu BI-ratkaisu mahdollistaa datan demokratisoinnin tietoturvallisesti. Data ei ole enää harvojen ja valittujen työkalu, vaan sen avulla on mahdollista tehdä koko yrityksen ja kaikkien työntekijöiden toiminnasta älykkäämpää.
Yleensä BI-ratkaisun toteutus alkaa siitä, että luodaan raportteja ja näkymiä aikaisempiin tapahtumiin. Moneen käyttötarkoitukseen päivän vanha tieto riittää oikein hyvin. Toisaalta BI-ratkaisujen avulla on mahdollista päästä myös reaaliaikaiseen raportointiin ja perinteistä raportointia voidaan laajentaa koneoppimisen avulla ennakoivaan analytiikkaan.
Power BI on Microsoftin kehittämä BI-työkalu (powerbi.microsoft.com). Power BI:n kehitys jatkuu edelleen ja kuukausittain julkaistaan uusia ominaisuuksia tuotteeseen. Olemme Meltlakella ottaneet Power BI:n mukaan valikoimaamme, koska meidän mielestämme se on paras BI-työkalu ja sopii luonnollisena jatkumona muuhun Microsoft tuoteperheeseen.
Emme ole yksin tämän näkemyksen kanssa vaan myös auktoriteettina pidetty Gartner ja heidän "taika neliönsä" (Magic Quadrant) on samaa mieltä (Power BI blogin artikkeli aiheesta). Neljäntoista vuoden ajan Microsoft on luokiteltu johtajien laatikkoon ja edellisen kolmen vuoden ajan se on pitänyt kärkisijaa. Kärkisija on pitkälti Power BI:n ansiota.
Microsoft panostaa paljon Power BI:hin sekä muuhun Power Platformiin. Power Platform tarkoittaa "low-code" eli matalan koodin sovellusten tuoteperhettä. Käytännössä matalalla koodilla tarkoitetaan sitä, että on mahdollista tehdä erilaisia sovelluksia ilman ohjelmointiosaamista.
Power Platform mahdollistaa Power BI:n toiminnallisuuksien laajentamisen. Esimerkiksi Power Appien kautta voidaan lisätä Power BI:hin tiedonsyöttömahdollisuuksia tai Power Automaten avulla laajentaa Power BI:n natiiveja valvonta- ja hälytysmahdollisuuksia.
Microsoftin panostus näkyy Power BI:n laadussa, mutta ei onneksi hinnassa. Hinnoista lisää myöhemmin.
Yleisimpiä perusteluita valita Power BI ovat esimerkiksi
Raportti sana tuo monille mieleen jotain staattista ja pysyvää. Power BI vie sanan raportti aivan uudelle tasolle ja eroa historiallisiin raportteihin on yhtä paljon kuin T-mallin Fordilla ja nykyaikaisella katumaasturilla. Power BI raportti on dynaaminen, moniin käyttötarkoituksiin sopiva, pienille ja isoille organisaatioille käyttökelpoinen sekä parhaimmillaan reaaliaikainen portti tiedon syövereihin.
Oikein toteutetulla Power BI raportilla tietoa voi etsiä, kysyä, suodattaa tai siihen voi porautua tarkemmalla tasolla. Jatkossa tässä artikkelissa sana raportti tarkoittaa Power BI raporttia, mutta ei A4:lle printattua taulukkoa tai kuviota.
Power BI:ssä on paljon Excelin kaltaisuutta, mutta toisaalta myös hämmennystä aiheuttavia eroja. Power BI julkaistiin aluksi Office 365:n sisällä syyskuussa 2013. Power BI perustui Excelin lisäosiin: Power Query, Power Pivot ja Power View. Jos olet käyttänyt näitä lisäosia, niin silloin myös nykyinen Power BI tuntuu tutulta, vaikka kyse on käytännössä täysin eri tuotteesta. Power BI:n tarkempi historia löytyy Wikipediasta.
Myös Power BI:n laskenta on hyvin saman tyyppistä, kuin Excelin kaavoissa. Power BI:n perimmäinen tarkoitus on lukea dataa ja sitten visualisoida sitä. Merkittävä ero Exceliin nähden on se, että Exceliin voidaan myös syöttää dataa. Myös ohjelmien toimintalogiikassa on eroa. Excelin käyttö perustuu soluihin ja riveihin, kun Power BI:ssä käsitellään enemmän tauluja ja sarakkeita. Tämä ero voi hämmentää aluksi, mutta siitä selviää parhaiten käyttökokemusten myötä.
Yleisesti Power BI:ssä voidaan käsitellä paljon suurempia datamassoja, kytkeytyä useampiin tietolähteisiin, visualisoinnit ovat aivan eri tasolla ja Power BI kokonaisuus tarjoaa järkevät keinot tiedon jakamiseen.
Jos sinulla alkaa kärsivällisyys loppua kesken, voit ladata Power BI:n välittömästi tietokoneellesi ja lähteä kokeilemaan täysin maksutta. Lataa Power BI Desktop tästä. Jos sen sijaan perse edellä puuhun ei tunnu järkevältä lähestymiseltä, kannattaa jatkaa lukemista artikkelin loppuun saakka.
Kyllä ja ei. Power BI:n käytön aloittaminen on helppoa. Käyttö onnistuu sekä liiketoiminnan että IT:n henkilöiltä. Tai oikeastaan kuka vain voi oppia Power BI:n perusteet. Perusteet oppii nopeasti, mutta syvemmän osaamisen kerryttäminen vaatii enemmän aikaa. Itse olen käyttänyt Power BI:tä yli viisi vuotta ja silti opin joka kuukausi jotain uutta.
On yleinen harhaluulo, että pystymetsästä voi vain tulla ja osata toteuttaa Power BI ratkaisun oikein. Alkuun pääsee helposti, mutta kannattaa varautua siihen, että pinnan alta löytyy melkoinen kaninkolo. En halua pelotella sinua, koska Power BI:n käyttäminen ja opiskelu on yksi mukavimmista puuhista mitä itse tiedän. Ainoa tarkoitukseni on saada sinuun iskostettua edes ripaus realismia - jos hyppäät tähän kaninkoloon ja lähdet itse toteuttamaan Power BI ratkaisua, varaudu panostamaan merkittävästi aikaasi.
Toisaalta kaikkien yrityksen henkilöiden ei tarvitse osata Power BI:tä yhtä syvällisesti. Hyvä vaihtoehto helppokäyttöisyyden säilyttämiseen on se, että päätetään hallitusti, että kuinka syvälle konepellin alle henkilöiden pitää päästä. Isolle osalle riittää se, että osaa katsoa ja kliksutella raportteja. Toiset haluavat luoda visualisointeja ja innokkaimmat tekniset osaajat voivat sukeltaa tietomallien ja laskennan pariin.
Power BI on parhaimmillaan, kun sitä käytetään datan analysointiin ja visualisointiin. Datan syöttämiseen tarvitaan yleensä joku toinen ratkaisu tai esimerkiksi aikaisemmin mainittu Power App Power BI:n sisälle.
Yksinkertaisimmillaan esimerkiksi sinä voit muutamassa minuutissa tehdä nopean visualisoinnin hyödyntäen jotain omalla koneellasi olevaa Excel tiedostoa datan lähteenä. Toinen ääripää voi taas olla hyvin hallittu raportoinnin kokonaisuus tuhansia tai kymmeniä tuhansia ihmisiä ja kymmeniä järjestelmiä sisältävässä organisaatiossa.
Power BI:tä voi käyttää kuka tahansa. Raporttien katsomiseen tarvitaan luonnollisesti vähemmän taitoja kuin raporttien tekemiseen. Toisaalta myös raportteja voi tehdä kuka tahansa, joka aiheesta innostuu ja se sopii yrityksen kulttuuriin. Toisille yrityksille sopii IT:n toteuttama keskitetty raportointi ja toisissa liiketoiminnan käyttäjät haluavat toteuttaa raportoinnin itse.
Molemmat tavat ovat täysin mahdollisia ja myös kaikki välimuodot onnistuvat. Tärkeintä on Power BI toteutuksen yhteydessä sopia ja kirjata ylös käytännöt. Tästä myöhemmin lisää.
Lyhyesti Power BI:n ajatus on se, että dynaamiset raportit luodaan Power BI Desktop työpöytäsovelluksessa ja raporttien automaattinen päivitys sekä jakaminen muille käyttäjille tapahtuu Power BI Service pilvipalvelussa. Raportteja voidaan katsella selaimen, mobiilisovelluksen, Teamsin tai monen muun Microsoftin järjestelmän kautta. Katselu on fiksuinta järjestää sinne, missä tiedon käyttäjä on jo valmiiksi.
Power BI Desktop on työpöytäsovellus, joka ladataan omalle koneelle. Sovellus on täysin maksuton ja maksullisuus astuu kuvioihin vasta, kun työpöytäsovelluksella tehtyjä raportteja halutaan jakaa valituille käyttäjille pilvipalvelussa. Voit ladata Power BI Desktopin Microsoftin sivuilta.
Työpöytäsovelluksella tehdään yleensä .pbix päätteellä oleva Power BI tiedosto, joka on tiedosto siinä missä muutkin. Esimerkiksi monille tuttu .xlsx on Excelin tuottama tiedosto.
Asentamisen jälkeen Power BI Desktopilla kytkeydytään haluttuihin tietolähteisiin. Tieto ladataan lähteistä muokaten se samalla sopivaksi käyttötarkoituksesta riippuen. Sen jälkeen yhdestä tai useammasta lähteestä muodostetaan tietomalli. Tietomallin päälle tehdään laskenta ja laskennan jälkeen päästään visualisointi- eli esityskerrokseen.
Katso tästä, miten pääset alkuun Power BI Desktopin kanssa ja jatka sitten lukemista:
Power BI raportti voi koostua useista erilaisista sivuista ja jokainen sivu useammasta visualisoinnista. Valtaosa Power BI kehitystyöstä tapahtuu konepellin alla ja visualisointien luominen on nopeaa kliksuttelua. Työtä voidaan myös jakaa eri tekijöille. Yksi voi tehdä tietomallin, toinen laskennan ja kolmas visualisoinnin.
Power BI:n tiedostopohjaisuudesta voi herätä ajatus, että tiedoston kanssa toimimalla voi säästää lisenssikuluissa. Totta, mikään ei estä lähettämästä .pbix tiedostoa eteenpäin esimerkiksi sähköpostissa, mutta tietoturvaan kannattaa kiinnittää huomiota. Toisaalta vähänkin isommassa organisaatiossa aiheutuu tällä tavalla enemmän ongelmia esimerkiksi tiedon eheyden suhteen, kuin mitä lisenssikuluissa olisi mahdollista säästää.
Power BI:n maksuttomalla lisenssillä voidaan tehdä myös kaikille avoimia raportteja julkisesti internettiin, jos organisaation ylläpitäjä sen sallii. Tällöin raportti saa satunnaisen linkin ja kaikki pääsevät sitä katsomaan internetin syövereihin. Tälläkin tavoin voisi kiertää linsensointia, mutta tämäkään ei ole oikea paikka säästää - joku kyllä löytää linkin ja väärinkäyttää sitä. Jos haluat jakaa tietoa valituille käyttäjille, älä kikkaile, vaan toimi järkevästi, niin vältyt ongelmilta.
Ainakin tällä hetkellä Power BI Desktop toimii vain Windows -koneilla.
Power BI Servicessä eli Power BI pilvipalvelussa työpöytäsovelluksella tehdyt raportit voidaan jakaa valituille käyttäjille ja samalla raporttien päivitys voidaan automatisoida.
Jos raporttien tietomallin tietolähteet ovat pilvessä, onnistuu päivittäminen yleensä ilman suurempia kommervenkkejä. Paikalliset eli ns. "On-Prem" tietolähteet vaativat erikseen asennettavan yhdyskäytävän (katso Power BI Gateway) tietojen hakemiseen, mutta sen jälkeen myös paikallisten tietolähteiden päivitys voidaan automatisoida.
Pilvipalvelussa voidaan jakaa tietomalleja, yksittäisiä raportteja, koontinäyttöjä sekä yhdestä tai useammasta raportista sekä koontinäytöstä koostuvia sovelluksia. Pilvipalvelu mahdollistaa myös jonkinasteisen raporttien ja tietomallien muokkaamisen, mutta tämä työ kannattaa jättää työpöytäsovellukseen.
Jos yrität tehdä raportteja pilvipalvelussa, lopputuloksena on lähinnä päänsärkyä. Ehkä tämä on joskus mahdollista, mutta vielä ei olla niin pitkällä.
Pilvipalvelun käyttö:
Katso tästä, miten pääset alkuun Power BI Service pilvipalvelun kanssa ja jatka sitten lukemista:
Edistynyt käyttö mahdollistaa pilviympäristön kapasiteetin optimoinnin ja Power BI tekemisen jakamisen eri henkilöille tai rooleille. Rooleja voivat olla esimerkiksi datankäsittelijä, tietomallikehittäjä, laskenta-asiantuntija sekä raportin laatija.
Muista, että edistyneempi ei aina tarkoita parempaa. Joskus yksinkertainen on kauniin lisäksi tehokasta ja täysin toimivaa.
Power BI:n imagoon kuuluu helppous. Oikeastaan Power BI ei ole pelkästään helppo, vaan varma. Nyt ei kuitenkaan olla baarissa, joten tämä ei ole aivan koko totuus. Kyllä - Power BI:stä on helppo saada nopeasti visualisointeja näkyviin, mutta on täysin eri asia askarrella itselle kiva näkymä kuin luoda toimiva yritystason kokonaisratkaisu.
Jos teet raporttia itsellesi ja dataa on mallissa rajallisesti, on oikeastaan ihan se ja sama, miten toteutuksen teet. Jos jatkat samalla menetelmällä ja lisäät useita datalähteitä sekä paljon dataa, niin aika nopeasti saat Power BI raportin täydelliseen solmuun.
Alla lueteltuna muutama yksinkertainen sääntö, joita noudattamalla et ainakaan heti joudu pulaan:
Power BI:n vahvuus ja heikkous on se, että kuka tahansa voi tehdä raportteja. Tämä tarkoittaa sitä, että ilman sääntöjä raporttien määrä kasvaa hallitsemattomasti, tiedon eheys kärsii, vastuu ei ole kenelläkään ja kukaan ei tiedä mistä löytyy oikea tieto.
Liikaa raportteja on melkein yhtä huono asia, kuin ei lainkaan raportteja. Todennäköisesti saat vain yhden yrityksen ja jos käyttäjät menettävät luottamuksen raportointiin, on luottamuksen palauttaminen pitkä prosessi.
Meillä Meltlakella teknisen Power BI ratkaisun lisäksi tehdään yleensä myös vastuut ja periaatteet kuvaava hallintamalli. Hallintamalli on jokaiselle yritykselle erikseen räätälöitävä kokonaisuus. Toisissa yrityksissä hallinta on hyvin keskitettyä ja IT vetoista, toisissa annetaan vapaammat raamit business käyttäjien hyödynnettäväksi.
Missään meno ei kuitenkaan voi olla kuin villissä lännessä - tai voi olla, mutta emme suosittele sitä.
Tiedon jakamisen perusteet:
Tiedon tai Power BI osien (tietovuo, tietomalli, visualisointi) eriyttämisen perusteet:
Power BI:ssä on mahdollista rajata näkyvää tietoa käyttäjän roolin perusteella.
Tiedon rajoittamisen perusteet:
Valitettavasti aina pelkkä Power BI ei riitä. Joskus tarvitsee tehdä tietovarasto, jotta data saadaan käsiteltyä halutulla tavalla. Huono puoli tässä on se, että silloin tarvitaan yleensä aivan erityyppistä osaamista, kuin itse Power BI:ssä. Tietovarastoa ei silti kannata pelästyä. Niitä voidaan tehdä hyvin kevyesti ja kustannustehokkaasti. Toisaalta tietovarastoja voidaan tehdä kattamaan hyvin suuret ja moninaiset datan säilytys- ja muokkaustarpeet.
Tietovaraston perusteet:
Kirjoittamalla hakukoneeseen Power BI koulutus löydät varmasti hyvin paljon ja erilaisia kursseja. Muutaman päivän panostuksella pääset kiinni perusteisiin ja saat lentävän lähdön aiheen pariin. Aito ymmärtäminen vaatii paljon enemmän aikaa. Toisaalta pelkillä perustaidoilla voi ratkaista jo todella monta ongelmaa.
Meiltä Meltlakelta et valitettavasti voi ostaa pelkästään kursseja tai koulutusta. Jaamme mielellämme osaamistamme projektien yhteydessä ja esimerkiksi näiden kirjoitusten kautta. Me voimme auttaa sinua tai organisaatiotasi toteuttamalla Power BI:n projektin avaimet käteen periaatteella tai pidemmällä aikajaksolla sparraamalla organisaatiotasi Power BI Coach palvelun kautta. Coachin kautta tieto valuu teille sopivassa tahdissa ja toisaalta viemme samalla organisaatiosi Power BI kyvykkyyksiä tai toteutuksia eteenpäin.
Tekeminen ei ole vaikeaa, vaan se, että tietää ja ymmärtää, että mitä pitäisi tehdä ja miksi.
Internetin ihmeellisestä maailmasta löytyy paljon materiaalia, mutta tässä muutamia poimintoja, joita voimme lämpimästi suositella:
Power BI:stä löytyy monta erilaista hinnoittelua ja lisensointia. Alla luettelo eri lisensseistä ja tämänhetkisistä hinnoista 1.2.2022):
Voit tarkistaa hinnat Microsoftin sivuilta dollareissa tai euroissa. Embedded hinnoittelu löytyy täältä.
Power BI Free
Power BI Free on nimensä mukaisesti maksuton. Maksutta voi käyttää Power BI Desktop työpöytäsovellusta sekä julkaista raportteja Power BI pilvipalveluun omaan käyttöön tai täysin julkisesti (publish to web). Käytännössä free on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön. Katso tarkemmin Power BI Free ja luo halutessasi itsellesi tunnus. Yleiset henkilökohtaiset sähköpostit eivät kelpaa tunnukseksi, koska Power BI on tarkoitettu lähinnä yritysten ja organisaatioiden käyttöön.
Power BI Pro
Power BI Pro tarvitaan, kun raportteja halutaan jakaa valituille käyttäjille tai käyttäjäryhmille. Käytännössä pro vaaditaan jokaiselta useamman henkilön organisaatiolta ja sekä jokaisella raporttien tekijällä että lukijalla pitää olla pro lisenssi. Jos oikein haluaa pihistellä, niin kuvakaappauksia ja pdf muotoon pudotettuja raportteja voidaan jakaa ilman lisenssiäkin, mutta tämä tappaa täysin Power BI:n dynaamisen luonteen. Raportit tehdään aina työpöytäsovelluksella ja ladataan pilvipalveluun samalla tavalla kuin maksuttomassa versiossa. Ainoa ero, mutta todella suuri sellainen, on helppo ja tietoturvallinen jakaminen oikeille henkilöille. Pro lisenssillä data voidaan ajastaa päivittymään 8 kertaa päivässä.
Power BI Premium Per User
Power BI Premium Per User sisältää pro lisenssin toiminnallisuudet sekä paljon muuta. Lisäominaisuuksia ovat esimerkiksi tiheämpi datan päivitys, rivitetyt raportit, AI kyvykkyydet, lisää rajapintoja, tehokkaampia data flowta sekä toteutuksen elinkaarenhallintaan työkaluja. Jokainen, joka haluaa käyttää Premium Per User ominaisuuksia sisältävää Power BI toteutusta, tarvitsee oman lisenssin. Ei siis onnistu, että esimerkiksi yhdellä tekijällä on Premium Per User, mutta lukijoilla ei.
Power BI Premium
Power BI Premium on tarkoitettu isoille organisaatioille. Se sisältää samat ominaisuudet kuin Premium Per User. Lisäksi organisaation Premium mallissa kaikki käyttäjät eivät tarvitse omaa lisenssiä raporttien lukemiseen ja se mahdollistaa Power BI:n pyörittämisen paikallisesti omassa konesalissa. Organisaation Premium lisenssin hinnalla saa ostettua noin 500 Pro lisenssiä tai noin puolet vähemmän Premium Per User lisenssejä. Aivan pienten organisaatioiden ei siis kannata harkita Premiumia.
Embedded
Power BI Embedded lisenssin ajatus on se, että upotaan Power BI osaksi jotain muuta palvelua tai sivustoa. Sivuston käyttäjät eivät enää tarvitse käyttäjäkohtaista lisenssiä. Käytännössä Power BI:n ominaisuuksia voidaan hyödyntää konepellin alla, mutta käyttöliittymänä voi olla esimerkiksi mikä tahansa verkkosivu tai sovellus. Embedded lisenssi tarjoaa Power BI komponentit, mutta upotukseen käytettävä verkkosivu tai palvelu täytyy koodata erikseen.
Vaikka pidän Power BI:stä paljon, se ei ole lähelläkään täydellistä. Parhaan käsityksen puutteista saa lukemalla loputonta toiveiden tynnyriä sivustolla Power BI ideat. Sivustolle voi lähettää omia ideoita ja joka kuukausi Power BI tuotteisiin tulee uusia ominaisuuksia. Samalla, kun käyt lukemassa puutteista, kannattaa äänestää tätä ideaa. Idea liittyy Power BI:n olemattomaan versionhallintaan ja omasta mielestäni se on tämän hetken pahin puute.
Tietoa tässä artikkelissa on paljon, mutta toivottavasti pääsit loppuun asti. Tämä on vasta erittäin mielenkiintoisen ja hauskan matkan alku. Luultavasti joudut vuodattamaan matkalla myös hieman tuskanhikeä ja kyyneleitä. Verta en ole kuullut vielä vuotavan Power BI tekemisen johdosta, eli ei kannata huolestua liikaa.
Tämä artikkeli on kirjoitettu omiin kokemuksiini pohjautuen. Minäkin opin jatkuvasti uutta ja päivitän tätä artikkelia sen mukaisesti. Kaikki tavat eivät sovi jokaiselle yritykselle, mutta toivon, että sinä sait Power BI tekemisestä kuvan vähän pintaa syvemmälle.
Lähde rohkeasti matkaan ja jos kaipaat apuja niin laita viestiä. Ja lisää tarinaa on luvassa myöhemmin, joten ota blogi seurantaan!
Nautinnollista ja antoisaa matkaa Power BI:n pariin!